البرنامج التدريبى للبورد العربى للقيادة التطوعية

برنامج البورد العربى للقيادة التطوعية التدريبى حول

إدارة المؤسسات التطوعية وتخطيط الأنشطة التطوعية

تغطية إخبارية:وفاء ألاجة

شهدت مجلة “نهر الأمل” فعاليات البرنامج التدريبى لمنصة البورد العربى للقيادة التطوعية للدكتور يسرى الكومى الخبير المجتمعى واستشارى بناء القدرات والدعم المؤسسى بالبنك الدولي حول إدارة المؤسسات التطوعية وتخطيط الأنشطة التطوعية ووضع الهيكل التنظيمى والهيكل الادارى للمؤسسة التطوعية من مديرين تنفيذيين ومديرى عموم ولجان للأنشطة ووظائف مندرجة للعمل فى تنفيذ تلك المهام والأنشطة وكلما كان الهيكل التنظيمى جيد يوضح قنوات الاتصال المؤسسى .

خطوات التنظيم الخمسة

الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف

الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض الإدارات. أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات، فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول بها الآن

الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف

ما هي الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة

الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة

المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات هى فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته ، ووضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات ، والبدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي

الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات

إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.

الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات

هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة

أما الهيكل الرأسي فيقوم ببتريف علاقات العمل بين الادارات ويجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح

ومؤسسات التطوع هي تنظيمات أهلية، بمعنى أنها ليست حكومية، وتعتمد في إقامة مشروعاتها على التبرعات والهبات والأوقاف، وأن هذه المؤسسات عبارة عن تنظيمات مستقلة تصدر قراراتها من خلال إداراتها المنتخبة، واستقلال هذه المؤسسات يخول لها اتخاذ القرارات وتنفيذ المشروعات التي تتفق مع أهدافها دون تدخل من الحكومة، ودون تأثيرات مباشرة أو غير مباشرة من أية جهة أخرى، ولا يعني ذلك غياب الضوابط أو الخروج عن الأهداف المحددة، ولا يجوز صرف أموال هذه المؤسسات إلا لتحقيق أهدافها ،وتتركز وظائف إدارة المؤسسة في: التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة، والتقييم، وتبسيط الإجراءات، وتشجيع التعاون بين المؤسسة والمؤسسات الأخرى ذات العلاقة.

ويقع على عاتق مجالس إدارات المؤسسات التطوعية عدد من المهام مثل: تحديد رسالة المؤسسة وأهدافها ورؤيتها، وتحديد سبب وجود تلك الهيئة، وتحديد الفئات المستهدفة من المؤسسة، والاستخدام الأمثل لمواردها، واختيار المدير التنفيذي لها ومراجعة أدائه، والتخطيط الجيد لإدارة المؤسسة، وتوفير الموارد اللازمة لتنفيذ مشروعاتها ومتابعتها وتحسين الصورة العامة لها

استقطاب المتطوعين:

المتطوع هو ” الشخص الذي يتمتع بمهارات أو خبرات معينة، يستخدمها لأداء واجب اجتماعي عن طواعية وبدون توقع جزاء مادي مقابل عمله التطوعي “

واستقطاب المتطوعين له دور فعَّال في حياة الأفراد والمجتمعات ومؤسسات التطوع؛ حيث يساعد في سد العجز الموجود في بعض المهارات التي يحتاجها المجتمع، كما أنه يساعد مؤسسات التطوع في التعرف على احتياجات المجتمع وتعريف المجتمع بخدمات وأنشطة مؤسسات التطوع

والمتطوعون من أكثر المدافعين عن الأفكار والأهداف التي تقوم عليها الهيئات والمؤسسات، بالإضافة إلى أن وجودهم يقلل من الأعباء المالية على المؤسسات التطوعية، إضافة إلى أن التطوع يؤتي بثماره على المتطوعين أنفسهم؛ حيث يساعدهم على اكتساب خبرة استثمار أوقات الفراغ بطريقة مجدية، وإشباع الكثير من الحاجات النفسية والاجتماعية والانتماء والأمن

وهناك معايير يجب أن تضعها مؤسسات التطوع في الاعتبار عند اختيار المتطوعين، ومن هذه المعايير السمعة الطيبة لدى المجتمع، وأن يكون لديه الوقت لأداء العمل التطوعي والخبرة في مجال العمل، ولديه القدرة على الاتصال والعلاقات العامة والقدرة على العمل بروح الفريق والثقة بالنفس والتأثير في الآخرين

واجب المتطوعين على المؤسسات

يجب أن يُعرف المتطوع على أهمية ما يؤديه من عمل مهما صغر، وعلاقته بالجهود الكلية المبذولة، وأن تكون المهام المسندة إليه تتناسب مع قدراته وإمكانياته، وأن يُعامل المتطوع كمسؤول، و لا بد من تشجيعه على تحمل المسؤولية والاعتراف للمتطوع بالفضل إذا ما جاد، وإعلامه بكل ما هو جديد في المؤسسة، والعمل على تدريبه وتنمية قدراته باستمرار. وهناك عدد من العوامل تساعد على تحسين أداء عمل المتطوعين بالمؤسسات التطوعية ومنها

– جهاز إداري متعاون ومحل ثقة المجتمع

– وضوح أهداف المؤسسة وبرامجها ومناسبتها لحاجة المجتمع

– توافق رغبة المتطوع مع أهداف المؤسسة

– وجود هيكل وظيفي متكامل بالمؤسسة

– إعداد برامج تدريبية مناسبة للمتطوعين، ومتابعة مستوياتهم أولاً بأول، وتوجيههم نحو الأفضل

توظيف الجهود التطوعية

ينبغى وضع وصف وظيفى للمهام أو للتطوع وإهمال تقديم وصف وظيفى محدد يؤثر على توظيف المتطوعين والاحتفاظ بهم ويساعد التوصيف الوظيفى على إرشاد المتطوعين على آليات وسبل التطوع وتأكيد إستمرارهم بالتطوع الذى يأتى نتيجة لرغباتهم ويلبى إحتياجاتهم .

ولكن هناك بعض العوامل التي تعوق عمل المتطوعين، ومنها: عدم وضوح الهدف من العمل بالنسبة لهم، واختلاف وجهات النظر بينهم وبين إدارة المؤسسة، وعدم تحديد دور معين يلتزم به المتطوع، وعدم أهليته للعمل المكلف به، وعدم الجدية والالتزام بتعليمات المؤسسة، وعدم التنسيق بين المتطوعين، وبعض القوانين التي تعوق عملهم

ولإدارة جهود المتطوعين ينبغي مراعاة مجموعة من الخطوات أهمها

تحديد المهام المطلوبة من المتطوعين

تحديد الحد الأدنى المطلوب لمؤهلات المتطوعين من حيث: العمر، والتعليم، والخبرة الشخصية

مقابلة المتطوعين واختيارهم

توزيع المتطوعين على المهام

توجيه وتدريب المتطوعين

الإشراف والتقييم

تقدير الجهود التطوعية معنوياً

ويمكن إنشاء قسم أو وحدة بالمؤسسات التطوعية تحت مسمى (وحدة استقطاب المتطوعين) تكون مهامها حصر احتياجات المنظمة من العاملين والمتطوعين، وتحديد تخصصاتهم، واستقبالهم، وتسجيلهم، والتعرف على إمكاناتهم ومهاراتهم والأوقات المناسبة لهم، ويكون من مهامها – أيضاً – الدعوة إلى التطوع والحث عليه، وتنظيم لقاءات تعريفية بالمؤسسة وأنشطتها، وعرضها على المتطوعين الجدد، وتنظيم برامج تدريبية لهم؛ لتنمية قدراتهم، وتوزيع المتطوعين على وحدات العمل، ومتابعة وتقويم أدائهم

إن استقطاب المتطوعين من أهم المهام التي يجب أن توظف لها المؤسسات الخيرية كل طاقاتها؛ لأن ذلك يضمن نجاح تلك المؤسسات في ظل الصعوبات التي تواجهها حيث الصراعات والظروف الاقتصادية التي يمر بها العالم، بالإضافة إلى الكوارث الطبيعية والتي تزداد يوماً بعد يوم. وفي ظل هذه الظروف التي تحيط بنا يستوجب تعميق مفهوم التطوع، والدعوة لاستقطاب المتطوعين، وتشجيعهم وتأهيلهم وتنمية قدراتهم، والاعتراف بأعمالهم، وتقييم جهودهم للارتقاء بأداء مؤسسات التطوع في عالمنا الإسلامي

الاستفادة من التكنولوجيا

أصبح في يومنا هذا أداة لكل شيء، من إدارة المتطوعين وصولاً لتشغيل الحملات، ولتحقيق ذلك تعتبر التكنولوجيا من أهم الأدوات التي تساهم باكتشاف والبحث عن المتطوعين الجدد والتواصل الفعّال وجذبهم وإدارة المتطوعين ومتابعة أدائهم في كافة المجالات

كيف يمكننا الاستفادة من التكنولوجيا؟

– استخدام مواقع ويب مثل Volunteer Match وأداة اتصال Cisco Volunteer و Idealist.org وLinkedIn للوصول إلى المتطوعين المحتملين

– يمكنك استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو مثل فرق Skype أو Facetime أو Microsoft لإجراء مكالمات للتواصل مع المتطوعين وإجراء مناقشات حول المشاريع

– استفد من تقويم Google أو مجموعات Facebook أو Dropbox لتخطيط ومناقشة وجدولة ومشاركة الملفات مع المتطوعين في مواقع مختلفة

– لمتابعة أنشطة المتطوعين، تعد Google Sheets أو Trello الخيارات الأفضل

لا تقصر التكنولوجيا على تلك الأدوات حيث يمكن استخدم هذه الوسائل كدليل لاستخدام التكنولوجيا في كل جزء من استراتيجية إدارة المتطوعين المناسبة لك

الهيكل التنظيمى والاتصال المؤسسى

ويمكن تعريف التوظيف على أنه عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالأشخاص المناسبين فى المناصب المناسبة وتتمثل هذه الخطوات الثمانية فى تخطيط الموارد البشرية وتوفير الموظفين والاختيار والتعريف بالمنظمة والتدريب والتطوير وتقييم الأداء والمكافآت والترقيات والنقل وإنهاء الخدمة

مهام التوظيف الثمانية

أولا تخطيط الموارد البشرية للتأكد من تغطية إحتياجات المنظمة من الموظفين وتحليل خطط المنظمة لتحديد المهارات المطلوبة لدى الموظفين والتنبؤ بإحتياجات المنظمة من الموظفين ، ومقارنة إحتياجات المنظمة بموظفى المنظمة المرشحين لسد هذه الاحتياجات وتطوير خطط واضحة تبين عدد الأشخاص الذين سيتم تعيينهم ويتم تدريبهم لسد الاحتياجات.

ثانياً: توفير القوى العامله و الموظفين وقد تلجأ الادارة لوسائل الاتصالات والجرائد المختصة بالاعلانات

ثالثاً :عمليه الاختيار من بين كل المتقدمين للتوظيف بعد تقييمهم

رابعاً : عمليه التعريف بالشركه او المؤسسه

خامساً :عمليات التدريب و التاهيل والتطوير لمن تم اختيارهم

سادساً :عمليه تقييم الاداء الفعلى

سابعاً : قرارات التوظيف كالترقيات و التحفيز المعنوى والمادى و

ثامناً :عمليات انهاء الخدمه من استقالات و عمليات الفصل و التقاعد عن العمل والايقاف

التوظيف المحترف للجهود التطوعية

إدارة المؤسسات التطوعية، تحتاج لاحترافية في تحقيق تناغم الجهود وتوفير البيئة الصحية للعمل التطوعي المثمر، كما تحتاج لرؤية ورسالة واضحة للجميع، وتسخِّر كل الإمكانات لخدمة تلك الرسالة والرؤية في حدود المتاح، كي تثمر قيادة الفرق التطوعية المتخصصة في مجتمعنا عملاً تطوعياً محترفاً، يكون «المجتمع» الرابح الأكبر فيه .

فاذا كان المتطوعين طلاب فلابد من توضيح أهمية التطوع فى صقل قدراتهم وخبراتهم وإذا كانوا أصحاب خبرات ومهنيين ورجال أعمال فنعطيهم فكرة عن أهمية التطوع فى تحسين مهاراتهم وتزويد علاقاتهم الاجتماعية من خلال التعرف على أشخاص لديهم أفكار متشابهة مما يساهم فى إقامة روابط إجتماعية

#مجلة_نهر_الأمل