الخبير ايهاب زهران وكيفية ادارة الوقت والتخطيط للعام الجديد
تغطية اخبارية: وفاء ألاجة
استعرض الدكتور ايهاب زهران خبير العلوم الادارية خلال ندوة الأكاديمية الدولية للتدريب والاستشارات تحت عنوان” كيف تخطط للعام الجديد” طرق ادارة الوقت واشار لأول خطوة لادارة الوقت هى تحليل الوقت لمعرفة كيف أستخدم وقتى ،وأضع جدولا للنشاطات اليومية يكون لأسبوع نموذجى خالى من المناسبات ،وأوضح أن هناك وقت ذروة فى العمل وهو بعد الوصول بساعة لأن أول 30 دقيقة من الوصول للعمل نستغرقها فى التحضير للعمل وقد تستغرق ساعة كاملة.
ووقت الذروة يجب أن نقوم فيه بالأعمال الصعبة والتى يشعر الانسان أنها تستقطع منه وقتا وجهدا وأحيانا لايحب القيام بتلك المهام ويؤجلها ،فعلينا أن نبدأ بتلك المهام ،التى تحتاج كامل الجهد والتركيز لأن الانتباه يبدأ يقل تدريجيا،وعلينا قضاء عطلة الأسبوع لكسر روتين العمل وتغيير نمط الحياه لتحقيق الأهداف المرجوة .
والخطوة الثانية لادارة الوقت تتمثل فى تخطيط الوقت ونضع خطة مكتوبة خطة سنوية وتجزء لخطط شهرية وأسبوعية ومعرفة المهام الضرورية لأقوم بها بنفسى والأعمال غير الضرورية أفوض الأخرين للقيام بها،ويجب أن تكون الأهداف واقعية ونضع أهداف شخصية واجتماعية وأهداف للعمل لأننا اذا تركنا الجانب الاجتماعى لينهار سيؤدى ذلك لعواقب وخيمة.
والهدف يجب أن يكون واضح وذكى وطموح ومحدد بزمن وقابل للقياس وتحديد الأنشطة والبرامج الزمنية لكل هدف ونتخلص من أى نشاط أو هدف غير ضرورى وأفوض الأخرين للقيام به.
والخطوة الثالثة هى التنظيم لقائمة الأعمال اليومية وفقا للخطة الأسبوعية المكتوبة ،ونبدأ بالأعمال المتكررة التى تعود العقل على القيام بها بشكل يومى فالعقل الواعى يقوم بالأعمال الجديدة ويستقبلها ليدقق جيدا فى تنفيذها وتستغرق منه وقت أطول والأعمال المتكررة يقوم بها العقل اللاواعى وينفذها بسرعة لأنه حفظها فتكرار المهام فى نفس الوقت كل يوم يجعلها تنتقل من الوعى الى اللاوعى للقيام بها بسرعة أكبر ،وعلينا تخصيص وقت لكل مهمة فالقاعدة 20- 80 تقول أن هناك 20٪ من الأعمال نقوم بها تحقق لنا 80٪ من الأهداف وتلك الأعمال هى التى يجب أن نؤديها بأنفسنا ،و 80٪ من الأعمال التى تحقق20٪ فقط من الأهداف نفوض من يقوم بها مع المتابعة ،فالتفويض يوفر الوقت لانجاز المهام الصعبة والضرورية والعاجلة والتى لاينبغى أن أتركها أو أفوض شخص أخر للقيام بها .
والتفويض مهم لكى ننعم بالحياه فالذين يقومون بتأدية كل المهام دون ترك بعضها ليقوم بها الأشخاص الأخرين يخافون من المخاطرة وعدم تسليم جزء من سلطتهم لأحد فالعمل مشاركة والتفويض يساهم فى تدريب جيل تانى من القيادات لديه تجارب فى العمل ،وأختار الشخص الذى لديه القدرة والرغبة فى العمل لكى أفوضه للقيام به وأسلمه سلطات مناسبة لقدراته وأستمر فى متابعته بشكل جيد وينبغى التدخل عند الضرورة .
والخطوة الرابعة هى تنفيذ المهام والأعمال اليومية والالتزام بها ولاأقوم بتأجيلها وأبدأ بالأعمال الصعبة ثم الأعمال المتكررة نجعلها فى وقت الظهيرة فهى تستغرق من 30٪ – 60٪ من الوقت وأستقطع وقتا للراحة وصلاة الظهر وهذا يزيد من قوتى التى بدأت تضعف لأستكمل يومى وأستخدم الأساليب الحديثة والتكنولوجية لتوفير الجهد وعلينا رفض كل مايضيع الوقت ويخرب الخطط والأهداف ويؤدى لتراكم الأعمال ،وأخيرا علينا بالتقييم لمراجعة ما أخطأنا فى عمله وعدم القيام به فى المستقبل.
